年次有給休暇の取得日数の把握・管理と時季指定

• 時季（その従業員が年次有給休暇を取得した日付）
• 日数（その従業員が年次有給休暇を取得した日数）
• 基準日（その従業員に年次有給休暇を取得する権利が発生した日）

なぜなら、

年5日の時季指定を行うためには、各従業員に何日年次有給休暇が付与されていて、既に何日取得しているのかといった年次有給休暇の取得状況を正確に把握することが必要だからです。

• 各従業員の基準日を年始（1月1日）や年度初め（4月1日）に統一する。
• 各従業員の基準日を月の初日に統一する。

（このことを行う理由）

従業員を雇用した日が異なれば基準日が従業員ごとに異なるため、年次有給休暇管理簿による管理が複雑となり、時季指定のタイミングが難しくなるからです。

（そのことを行う目的）

年度別、四半期別、月別などの期間で年次有給休暇取得計画表を作成し、従業員ごとの年次有給休暇の取得予定日をあらかじめ明らかにすることにより、出来るだけ同じ日に複数の従業員が休むことのないよう、職場内の取得時季の調整をしやすくするためです。

従業員がためらいを感じずに年次有給休暇を取得しやすくするために、会社があらかじめ計画的に年次有給休暇取得日を、会社・事業所単位、班・グループ単位、個人単位で割り振ることができる制度です。

計画年休の導入には、就業規則による規定と労使協定の締結が必要になります。

• 計画的付与制度で取得した年次有給休暇も年5日の取得義務日数としてカウントされますので、会社は労務管理がしやすく、計画的な業務運営をすることができる。
• 従業員は、ためらいを感じずに年次有給休暇を取得できる。

従業員に付与される年次有給休暇の日数のうち、5日を除いた残りの日数を計画的付与の対象にできます。

つまり、年次有給休暇の日数が10日の従業員に対しては5日、20日の従業員に対しては15日までを計画的付与の対象とすることができる、ということです。

次の方法がありますので、各事業所、会社の実情に合った方法を選択されるとよいでしょう。

1. 会社、事業所全体の休業による一斉付与
   （全従業員に対して同一の日に年次有給休暇を付与する方法）
2. 班・グループ別の交替制付与
   （チーム、グループ、担当部署ごとに年次有給休暇を付与する方法）
3. 年次有給休暇付与計画表により個人別に付与する方法
   （個人ごとに年次有給休暇付与計画表により年次有給休暇を付与する方法）

計画的付与制度を導入するためには、次のように就業規則による規定と労使協定の締結が必要になります。

1. 就業規則による規定
   
   年次有給休暇の計画的付与制度を導入する場合には、
   
   まず、就業規則に「5日を超えて付与した年次有給休暇については、従業員の過半数を代表する者との間に協定を締結した時は、その労使協定に定める時季に計画的に取得させることとする。」などのように定めることが必要です。
    

   就業規則の規定例 （年次有給休暇） 第〇条（1項、2項省略） ３．第1項第2項の規定にかかわらず、会社が労働者代表との書面による協定により、各従業員の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。 ４．従業員はその保有する年次有給休暇のうち、前項の労使協定にかかわる部分については、その協定の定めるところにより取得しなければならない。

2. 労使協定の締結
   
   実際に計画的付与を行う場合は、前述の就業規則の定めるところにより、従業員の過半数で組織する労働組合又は従業員の過半数を代表する者との間で書面による協定を締結する必要があります。
   
   この労使協定は、所轄の労働基準監督署に届け出る必要はありません。
   
   労使協定には、次のことを定める必要があります。
   
   ①計画的付与の対象者（或いは、対象から除く者）
   
   
   ②対象となる年次有給休暇の日数
   
   
   ③計画的付与の具体的な方法
   
   ・会社、事業所全体の休業による一斉付与を行う場合は、具体的な年次有給休暇の付与日を定めます。
   
   ・班、グループ別の交替制付与を行う場合は、班、グループ別の具体的な年次有給休暇の付与日を定めます。
   
   ・年次有給休暇付与計画表による個人別付与を行う場合は、計画表を作成する時期とその手続きなどについて定めます。
   
   
   ④年次有給休暇の付与日数が少ない者への扱い
   
   会社、事業所全体の休業による一斉付与を行う場合には、新規採用者など５日を超える年次有給休暇がない者に対して次のいずれかの措置を取る必要があります。
   
   ・一斉の休業日について有給の特別休暇とする。
   
   ・一斉の休業日について休業手当として平均賃金の６０％以上を支払う。
   
   
   ⑤計画的付与日の変更
   
   あらかじめ計画的付与日を変更することが予想される場合は、労使協定で計画的付与日を変更する場合の手続きについて定めておきます。
    

• 「業務のマニュアル化」、「情報の共有化・見える化」と「一業務複数名担当制」を行う。　
• 「職場のルールブック」を活用して、年次有給休暇取得のルールや手続きなどについて理解や周知を図る。
• トップ（使用者、事業主）の名前で全従業員へ年次有給休暇所得の促進を文書、メールなどで呼びかける。