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起業支援、人材の確保・定着支援
柳田社会保険労務士・行政書士事務所

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このページでは、提案の目的・内容をご説明いたします。

提案‼人材の確保・定着のために必要な取組み(目的・内容)

このページでは、

前述1の概要(労働時間の削減対策として行うことについて)について、その目的や内容などについてご説明させていただきます。
 

その記載している主なことは、次のことです。

目的や内容は、それぞれの所をクリックしてご覧ください。

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タイムカード・ICカード等の記録と労働時間管理簿を併用する目的

  • 労働時間の削減対策(残業時間の削減対策を含む)や健康管理対策(メンタルヘルス対策など)などを行っていくためには、まず、どの業務でどの程度の労働時間(残業時間を含む)が発生しているかといった労働時間の実態を把握する必要があるからです。
     
  • 業務量、職務分担、人員配置が適正になっているかや労働時間削減のためには何から手を付けるべきかなど、見直しの資料とするため。
     
  • 働き方改革に関連した労働安全衛生法の改正により、管理監督者を含む全ての労働者の労働時間の状況把握が義務付けられたため(労働安全衛生法66条の8の3他)。

労働時間について労働者に確認を求める目的

  • 労使トラブルの防止及び未払賃金の発生を防止するため。

労働時間管理簿に記載する項目

  • 担当部署(所属)
  • 労働者の氏名
  • 労働日
  • 業務開始時刻
  • 業務終了時刻
  • 休憩時間(   時   分~   時   分)
  • 労働時間
  • 時間外・深夜・休日労働日
  • 時間外・深夜・休日労働時間
  • 時間外労働等の業務内容
  • 労働者の確認(労働者の署名又は押印)

時間外・休日労働は「許可制」にする目的

  • 時間外労働等の削減対策を行っていくためには、まず、どの業務で、どのような理由により、どの程度の残業が発生しているかといった残業の実態を把握する必要があるからです。
     
  • 業務量、職務分担、人員配置が適正になっているかや残業時間削減のためには、どんな対策をすべきかなど、見直し、対策等の資料とするため。
     
  • 残業は、従業員が自分の判断でするものではなく、本来、業務上の必要に基づいて会社(上司)の業務命令によって行うものだという意識につなげるため。
     
  • 残業の必要性を上司・監督者が判断することによって、不必要、安易な残業をなくす取組みを行うため。
     
  • 所定労働時間内で業務を終わらせようという意識につなげるため。

「時間外・休日労働申請書・許可書」に記載する項目

  • 残業予定日
  • 残業予定時間(   時   分~   時   分)
  • 残業で行う業務内容
  • 残業の必要性(残業を行わなければならない理由)
  • 上司の許可した労働時間
  • 上司のコメント欄
  • 上司の許可又は確認欄

「時間外・休日労働報告書」の提出を求める目的

  • 労使トラブルの防止及び未払割増賃金の発生を防止するため。
     
  • 上司、監督者が残業の実時間を確認するという作業を行うことによって、この許可制度が形骸化することのないよう、運用の徹底を図るため。
     
  • 時間外労働等申請書に記載された残業予定時間(又は上司が許可した残業時間)と報告書に記載された実際の労働時間が違う場合は、その理由を確認すると共に、必要に応じて改善のための指導や実態調査を行うため。

「時間外・休日労働報告書」に記載する項目

  • 残業日
  • 残業開始時刻
  • 残業終了時刻
  • 残業時間数
  • 残業で行った業務内容
  • 上司の確認欄
  • 上司のコメント欄
  • 人事担当者のコメント欄

残業許可制の規定例

(時間外・休日労働)

第〇条
業務の都合により、所定時間外労働、休日労働を命ずることがある。
その際、職員から時間外・休日労働の申出を行う場合は、〇日の〇時までに、別紙「時間外・休日労働申請書」を提出して所属長の許可を得なければならない。

所属長の許可を得ない時間外・休日労働は認めない。
ただし、所属長の不在等、やむを得ない事由がある場合は、事後に申し出ること。

2、時間外・休日労働を行った場合は、その翌日〇時までに、別紙「時間外・休日労働報告書」を所属長に提出すること。 

残業許可制を行ううえで注意すること

  • その担当業務の業務量が、通常は所定労働時間内で終了できるような業務量になっているか、その確認を行ってください。

    (そのことを行う理由)
    次のガイドラインや裁判例によりますと、残業命令や残業許可を与えていなくても、その業務をこなすうえで、通常、所定労働時間中にこなせないような業務量を使用者が与えていたならば、※黙示に時間外労働の指示を出していたことになり、※労働時間(残業時間)に該当する、という判断になるからです。
※「労働時間」の考え方を示したガイドライン

「労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことを言い、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は、労働時間にあたる
(中略)
客観的に見て、使用者の指揮命令下に置かれているかどうかは、労働者の行為が使用者から義務づけられ、又は、これを余儀なくされていた等の状況の有無等から個別具体的に判断される。」

(厚生労働省、平成29年1月20日策定「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」より抜粋)

※「黙示の指示」の考え方を示した裁判例

「使用者が労働者に対し労働時間を延長して労働することを明示的に指示していないが、
使用者が労働者に行わせている業務の内容からすると所定の勤務時間内では当該業務を完遂することはできず、当該業務の納期などに照らせば、所定の勤務時間外の時間を利用して当該業務を完遂せざるを得ないという場合には、

使用者は当該業務を指示した際に労働者に対し、労働時間を延長して労働することを黙示に指示したものというべきであって、

従って、当該労働者が当該業務を完遂するため所定の勤務時間外にした労働については、割増賃金の支払いを受けることができるというべきである。」

(リンガラマ・エグゼクティブ・ラングエージ・サービス事件 東京地裁 平成11年7月13日)

  • 許可を得ないで行っている残業は、黙認しないでください。

    (そのことを行う理由)
    黙認することは、その残業の必要性を会社が認めたことになるからです。又、使用者の「黙示の指示」があったものとみなされる可能性があるからです。

     
  • 就業規則に定めた残業許可制ルールの周知、啓発(説明会、研修会の開催など)を行ってください。

    (そのことを行う理由)
    ・作成又は変更した就業規則は、書面(就業規則を印刷又はコピーしたものなど)を労働者に交付することなどの方法により労働者に周知しなければならない、ということが労働基準法106条に規定されていますし、周知が就業規則の効力発生の要件であるという最高裁の判例(フジ興産事件 最2小 平成15.10.10)があるからです。

    ・残業許可制を行う目的や残業の手順などを管理職、従業員に説明し、理解を得ることは、労使トラブルや誤解の発生を防止すると共に運用の徹底を図るために必要なことだからです。
[周知、啓発の方法]

就業規則を印刷又はコピーしたものをそのまま配付するか又は残業許可制を行う目的や残業の手順などを記載した「職場のルールブック」を作成、配布して、研修会などで説明を行ってください。

「一業務複数名担当制」とは?
「業務のマニュアル化」とは?

「一業務複数名担当制」とは

一つの業務又はクライアントを1人の社員が担当するのではなく、一つの業務又はクライアントを2人以上の複数の社員が担当したり、1人の社員が複数の業務又はクライアントを担当するという仕事のやり方です。

例えば、

  • 総務・人事の業務に      
    メイン担当者をA、サブ担当者をBとC
  • 経理の業務に              
    メイン担当者をB、サブ担当者をAとC
  • A社の担当に                 
    メイン担当者をC、サブ担当者をAとB

にするという、一つの業務又はクライアントに対して、メイン担当と複数のサブ担当を置くという仕事のやり方です。

そして、この一業務複数名担当制を進めていくうえで必ず必要となるのが、「業務のマニュアル化」です。 

「業務のマニュアル化」とは

業務内容、その業務に必要な情報・知識・スキル、仕事のやり方・進め方、作業手順、対応方法、注意するポイントなどをマニュアルにしておき、そのマニュアルを見れば、メイン担当者又はメイン担当者、サブ担当者共不在の時でも、誰かが(例えば、所属長)その業務又はクライアントに対して対応できるようにする、という仕組みのことです。

「一業務複数名担当制」と「業務のマニュアル化」を行う目的

  • 業務の効率化と労働時間の削減を図るため。

1人の社員だけが一つの業務を担当していると、効率の悪い又は計画性のない仕事のやり方、進め方を行っているにもかかわらず、そのことに気づかないで惰性で行っている場合があります。

そのため、そのことが長時間労働の原因となっている場合があります。

従って、仕事のやり方や進め方を複数人の視点からチェックすることで、無駄なこと、変えてもよいこと、減らしてもよいこと、計画性のないことなどがあれば、そのことを見直して業務の効率化を図り、長時間労働の原因となっているものを解消することが必要です。

  • 組織運営上のリスク対策を図るため。

1人の社員だけが一つの業務やクライアントを担当していると、その社員が休んだり、早く退社したり、不在の時には、他の社員では対応できないために業務がとどこおったり、クライアントとのトラブルが発生する場合があります。

そのため、会社への信頼を失うことも考えられます。又、その社員が介護、看護、病気等の理由で突然退職した時などは直ちに他の社員ではその業務をカバーすることができないため、会社存続の事態になる可能性もあります。

そのような組織運営上のリスク対策を図ることが必要なためです。

  • 離職防止を図るため。

1人の社員しかその業務を行うことができない場合や、1人の社員だけがその業務を担当している場合は、その担当者本人にしかできないことやわからないことが多いため、他の社員がその業務をカバーしたり、分担することができないので、その担当者の業務量は当然多くなります。

そのため、その与えられた業務をこなすため、休暇が取れなくなったり、長時間労働を行わざるを得なくなったりして、疲労が蓄積して体調を崩し過労で倒れ、ついには退職せざるを得なくなったりする場合があります。

従って、このような悪循環を原因とする離職を防止するために、一つの業務を複数の社員が分担したり、カバーし合うことができる仕組み、

つまり、一業務複数名担当制という仕事のやり方を行うことによって、一人ひとりの社員の業務量や負担を減らして、労働時間の削減や休暇を取得しやすい職場環境づくりの取組みを行うことによって離職の防止を図ることが必要なためです。

メリット

前述の目的と重複することにもなりますが、次のメリットがあります。

  • 業務の見直しにつながる。
  • ミスやトラブルの防止につながる。
  • 人材の育成につながる。
  • ワークライフ・バランスの推進を図ることができる。
  • 情報が共有できるようになる。
  • マタニティ・ハラスメントの防止につながる。

「一業務複数名担当制」と「業務のマニュアル化」を行ううえで注意すること

  • 業務量、職務分担、人員配置の見直しや調整を随時行ってください。

(そのことを行う理由)
メンバーの誰かが妊娠・出産したことに伴う短時間勤務や就業内容の変更を行った時、或いは、産前産後休業、育児休業、介護休業を取得した時等に、その業務を肩代わりする他のメンバーの業務量や負担が過度のものとなれば、その不平、不満等を原因とするマタニティ・ハラスメントが発生する場合がありますので、その原因となるものを解消する必要があるからです。

  • マニュアルは、随時見直しを行ってください。

(そのことを行う理由)
業務に必要な情報・知識・スキル、仕事のやり方・進め方、作業手順、対応方法などを機能するもの、活用できるもの、使いやすいもの、最新のものにしておかないと、実際にその業務を行うにあたっては役に立たないものになってしまうからです・

変形労働時間制とは

変形労働時間制とは、一定の期間(例えば、1か月以内の一定の期間)を平均して1週間の労働時間が法定労働時間(原則 40時間  ※特例 44時間)を超えない範囲内において※特定された日又は特定された週に法定労働時間を超えて労働させることができる、という制度です。

※[特定された日又は特定された週とは]

就業規則等によってあらかじめ1日の法定労働時間(8時間)を超えて労働させることが定められている日又は1週間の法定労働時間(原則40時間、特例44時間)を超えて労働させることが定められている週のことです。

※[法定労働時間の特例とは]

常時使用する従業員が10人未満で、かつ、次の事業を営む事業所の場合は、1週間について44時間まで労働させることができる、という制度です。
 

商業  :  卸売業、小売業、理美容業、倉庫業等

映画・演劇業(映画の製作の事業を除く) :  映画の映写、演劇、その他興業の事業

保健衛生業  :  病院、診療所、社会福祉施設、浴場業等

接客娯楽業  :  旅館、料理店、飲食店、ゴルフ場等
 

この特例が認められているのは、1か月単位の変形労働時間制と※フレックスタイム制です。
1年単位や1週間単位の変形労働時間制には認められていません。

※但し、フレックスタイム制においては、清算期間が1か月を超える場合(清算期間が1か月を超え3か月以内の場合)は、改正により、法定労働時間の特例は認められない(適用されない)、ということになりました。

変形労働時間制が作られた趣旨

労働者の生活設計を損なわない範囲内において労働時間を弾力化し、週休2日制の普及、年間休日数の増加、業務の繁閑に応じた労働時間の配分等を行うことによって、労働時間を短縮することを目的としている(昭63.1.1基発1号より抜粋)、とされています。

つまり、変形労働時間制は、事業所の繁忙期と閑散期に沿った形で労働時間を設定することによって、労働時間の短縮や年間休日数の増加等を図ることを目的に作られた制度、だということです。

変形労働時間制の種類

変形労働時間制には次の4種類があります。

  1. 1か月単位の変形労働時間制
  2. 1年単位の変形労働時間制
  3. 1週間単位の変形労働時間制
  4. フレックスタイム制

変形労働時間制の比較・特徴

変形労働時間制には、次のような違い、特徴があります。
  1か月単位 1年単位 1週間単位 フレックス
タイム制
導入の要件 労使協定又は就業規則等 労使協定 労使協定 就業規則等及び労使協定
協定の届出 必要 必要 必要 清算期間が1か月を超えるものは必要
単位機関 1か月以内(変形期間) 1か月を超え1年以内(対象期間) 1週間 3か月以内(清算期間)
平均所定労働時間 変形期間を平均し、1週40時間又は44時間 対象期間を平均し、
1週40時間

清算期間を平均し、1週40時間又は44時間。

但し、清算期間が1か月を超える場合は、清算期間を1か月ごとに区分した各期間を平均し、1週50時間。

尚、この場合は、1週44時間は適用されない。

特例44時間との併用
※清算期間が1か月を超える場合は、適用されない。
4周4休制(変形休日制との併用
1年間の労働日数の限度 313日 対象期間が3か月を超えるときは、280日 なし
1日・1週間の労働時間の限度 なし 1日  :  10時間

1週  :  52時間
1日  :  10時間

1週  :  40時間
なし
連続労働日数の限度 なし

特定期間以外 
:  6日

特定期間 
:  1週間に1日の休日が確保できる日数(12日)

 

なし
育児を行う者等への配慮義務 必要 必要 必要 不要
時間外労働の有無を判断する単位 1日、

1週、

変形期間
1日、

1週、

対象期間
1日、

1週
清算期間

変形労働時間制を導入・選択する場合の判断基準

各変形労働時間制の特徴やメリット・デメリット及び会社の実情・実態、導入目的を判断基準に採用されることが必要。

変形労働時間制には、前述表の特徴の他に、それぞれメリットとデメリットがありますので、その特徴やメリット、デメリットをふまえたうえで、その会社の実情・実態や何のために導入するのかという導入目的(例えば、仕事と個人生活との両立支援のため等)に合ったものを採用されることが必要です。

従って、次に、その判断の目安として頂くため、それぞれの変形労働時間制の概要やメリット、デメリットなどをご紹介させていただきます。
 

その各変形労働時間制の概要やメリット、デメリットなどについては、下記のそれぞれの所をクリックしてご覧ください。

各変形労働時間制のページメニュー

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柳田 健二
資格
  • 1996年 行政書士資格                取得
  • 2009年 社会保険労務                士資格取得

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