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柳田社会保険労務士・行政書士事務所

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これらの帳簿の作成と備付けの必要性などをご案内

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿の作成と備付け

このページでは、

次のことを記載しています。
その内容は、それぞれの所をクリックしてご覧ください。


作成と備付けの必要性

労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は、

従業員を1人でも雇っていれば、個人の事業所、会社(法人)を問わず、すべての事業主(使用者)に対して、その作成、記録、管理、保存が労働基準法(法107条・108条・109条)によって義務付けられている帳簿です。(これらの帳簿は、「法定三帳簿」と呼ばれています。)

又、賃金台帳、出勤簿は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(2017年1月20日改正)」によって、労働時間数、労働日ごとの始業・終業時刻などを確認、記録、保存する帳簿ともなっています。

そして、年次有給休暇管理簿は、

働き方改革に関連したルール(労働基準法施行規則第24条の7)により、2019年4月より、すべての個人事業所、会社(法人)の事業主(使用者)に対して、その作成、記録、管理、保存が新たに義務付けられた帳簿です。

従って、これらのことにより、労働基準監督署による調査が行われた場合、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は、必ずと言っていい程提出を求められる帳簿であり、年次有給休暇管理簿も提出を求められることが予想される帳簿ですので、これらの帳簿は、必ず、作成、記録、管理、保存されることが必要です。

労働者名簿(従業員名簿)とは

従業員の氏名や雇入れた年月日など、従業員の個人情報を記載した帳簿のことで、

正社員、パート、アルバイトなど雇用形態を問わず、従業員を1人でも雇っていれば、個人の事業所、会社(法人)を問わず、すべての事業主(使用者)に対して、各事業場ごと(支店、営業所、店舗、工場ごと)、個々の従業員(ただし、日々雇入れられる者は、除く。)ごとに作成し、

次の事項を記入しなければならないと労働基準法107条で定められている法定帳簿の一つです。

  • 氏名
  • 生年月日
  • 履歴
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類(従業員が常時30人以上の事業においてのみ記入)
  • 雇入の年月日
  • 退職の年月日及びその事由(解雇の場合は、その理由を含む。)
  • 死亡の年月日及びその原因
記入した事項に変更があった場合は

前述の記入した事項に変更があった場合(例えば、結婚して氏名、住所が変わったとか、人事異動があった場合など)は、労働基準法107条2項により、遅滞なく(約1か月以内)訂正しなければならないと定められています。

保存期間は

労働基準法109条及び労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインにより、従業員の死亡、退職又は解雇の日から3年間保存しなければならないと定められています。

様式は

前述の氏名や生年月日など労基法で定められている必要事項が記載されていればどんな様式でも構いません。

電子媒体を利用した労働者名簿の作成も認められていますので、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーのページの中にある労働者名簿の様式を参考にして作成されてみてもいいでしょう。

尚、労働者名簿は、賃金台帳と合わせて作成することもできます。

賃金台帳とは

従業員の基本給、手当などの額、労働日数、労働時間数など、従業員への給与の支払情報を記載した帳簿のことで、

正社員、パート、アルバイトなど雇用形態を問わず、従業員を1人でも雇っていれば、個人の事業所、会社(法人)を問わず、すべての事業主(使用者)に対して、各事業場ごと(支店、営業所、店舗、工場ごと)、すべての個々の従業員(日々雇入れる者を含む。)ごとに作成し、

次の事項を記入しなければならないと労働基準法108条で定められている法定帳簿の一つです。

  • 氏名
  • 性別
  • 賃金計算期間(雇用期間が1か月未満の日々雇入れる者を除く。)
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数
  • 基本給、手当、その他賃金の種類ごとにその額
  • 所得税等の源泉徴収、社会保険料の控除など賃金の一部を控除した場合には、その額
     

尚、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数の記入については、

2017年1月20日改正の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」においても、これらの事項を適正に記入しなければならないと、改正点として新たに明記されていますので、特に注意することが必要です。

保存期間は

労働基準法109条及び労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインにより、最後の記入をした日から3年間保存しなければならないと定められています。

様式は

前述の氏名や労働日数、労働時間数など、労基法で定められている必要事項が記載されていればどんな様式でも構いません。

電子媒体を利用した賃金台帳の作成も認められていますので、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーのページの中にある賃金台帳の様式を参考にして作成されてみてもいいでしょう。

尚、賃金台帳は、労働者名簿と合わせて作成することもできます。

出勤簿とは

賃金台帳に記入する労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数などの基礎となるもの、
つまり、各従業員の出勤日、始業・終業時刻(出社・退社時刻)、休憩時間などを記録した帳簿のことで、

正社員、パート、アルバイトなど雇用形態を問わず、従業員を1人でも雇っていれば、個人の事業所、会社(法人)を問わず、すべての事業主(使用者)に対して、各事業場ごと(支店、営業所、店舗、工場ごと)、個々の従業員ごとに作成し、記入しなければならない法定帳簿の一つです。

出勤簿に記入しなければならない事項については、労働基準法には定められていませんが、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(2017年1月20日改正)」によれば、

使用者は労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻をタイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること、としていること及び前述しました賃金台帳に記入する労働日数、労働時間数などの基礎となるもの(出勤日、始業・終業時刻、休憩時間などの記録)とするため、次の事項を記入する必要があります。

  • 氏名
  • 出勤日と労働日数
  • 出勤日ごとの始業・終業時刻(出社・退社時刻)
  • 出勤日別の労働時間数と休憩時間数(休憩開始時刻と休憩終了時刻)
  • 時間外労働を行った日付と時刻・時間数
  • 休日労働を行った日付と時刻・時間数
  • 深夜労働を行った日付と時刻・時間数
保存期間は

労働基準法109条及び労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインにより、その完結の日(最後に出勤簿に記入した日)から3年間保存しなければならないと定められています。

様式は

定められた様式はありません。電子媒体を利用した出勤簿の作成も認められていますので、労務管理を行ううえでその会社に合ったものを作成されるといいでしょう。

年次有給休暇管理簿とは

働き方改革に関連したルール、労働基準法第39条の改正により、

2019年4月より、すべての個人事業所、会社(法人)の事業主(使用者)に対して、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員(管理監督者やパートタイム社員など短時間の勤務で働く従業員も含む。)を対象に、年5日の年次有給休暇を使用者が時季を指定して取得させるようにすることが義務付けられました。

このことにより、使用者が従業員の年次有給休暇の取得状況を把握し、かつ、使用者による年次有給休暇の時季指定を行いやすいようにするため、使用者にその作成、記録、管理、保存することを義務付けた書類(帳簿)が、年次有給休暇管理簿です。

その年次有給休暇管理簿には、労働基準法施行規則第24条の7により、従業員ごとに次の事項を記入しなければならないと定められています。

  • 時季(その従業員が年次有給休暇を取得した日付)
  • 日数(その従業員が年次有給休暇を取得した日数)
  • 基準日(その従業員に年次有給休暇を取得する権利が発生した日)
保存期間は

労働基準法施行規則第24条の7により、その年次有給休暇を与えた期間中(基準日から1年間)及びその期間の満了後3年間保存しなければならないと定められています。

様式は

前述の労働基準法施行規則第24条の7で定められている必要事項(時季、日数、基準日)が記載されていればどんな様式でも構いません。

又、必要な時にいつでも出力(印刷)できる仕組みとしたうえで、システム上で管理する方法も認められています。

尚、年次有給休暇管理簿は、労働者名簿又は賃金台帳と合わせて作成することもできます。

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柳田 健二
資格
  • 1996年 行政書士資格                取得
  • 2009年 社会保険労務                士資格取得

親切・丁寧な対応をモットーとしておりますのでお気軽にご相談ください。