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柳田社会保険労務士・行政書士事務所

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作成・活用目的、活用方法・その効果、役割・タイプ、作成方法・作成作業などをご案内

職場のルールブック

このページでは

次のことを記載しています。
その内容は、それぞれの所をクリックしてご覧ください。


職場のルールブックとは

就業規則は、本来、労使間のトラブル、従業員間のトラブルを防止するなど職場のルールブックの役割を果たすものでなければなりませんが、使われている言葉が法律にならった表現が使われたり、記載している内容が抽象的であったりして、内容がわかりにくい、理解しにくい等の理由で職場において実際には機能していない、活用されていない、役に立っていない、という場合が多いのではないでしょうか。

そのため、職場のルールブックとは、就業規則などに定めている

  • 職場の基本ルール(出退勤のルール、残業の申請・報告手続き、仕事の進め方など)
  • 会社が禁止していること(ハラスメント行為、機密情報の流失行為、パソコン等の私的利用の禁止など)
  • 制度や定めのルール(短時間正社員制度、短時間勤務制度、休暇、休業、復職など)
  • 顧客への接遇・対応マナー
  • 企業理念、経営方針

などを具体例や判断基準をあげたり、具体的にわかりやすい言葉で記載し伝えることによって、職場において実際に機能するもの、活用できるもの、役に立つものにするためのもの(ハンドブック的なもの)です。

作成・活用目的

職場のルールブックを作成し、活用する目的は、次のことを行うためです。

  • 会社が定めている職場のルールとは何なのか、どのような内容や基準なのかを具体的に管理職員や従業員に周知・啓発することによってその理解を得ること。
  • 就業規則などに定めている制度の内容やその運用ルールを具体的にわかりやすく伝えることによって、職場のルールをきちんと守らせるようにすること。
  • 会社が禁止していることを具体的に示し、労使間のトラブル、従業員間のトラブルを防止すること。
  • 会社が社員に期待していることを伝えたり、会社の経営理念、事業計画など、会社の考え方、めざす方向を明らかにすることによって、会社と社員が共通の認識をもてるようにすること。
  • 管理職員と従業員に職場規律の基準やルールに関する共通認識をもたせるようにすること。

活用方法、その効果

職場のルールブックの活用方法例やその効果には、次のようなことがあります。

  • 新入社員研修、管理職員研修、担当部署別又は業務別研修などに教材として活用する。

    そのことによって、人材の定着率アップ、人材のレベルアップ、労使間・従業員間のトラブル防止の効果が期待できる。
     
  • 求人説明会・セミナー・面談の時に会社を知ってもらう説明資料又は配布資料として活用する。

    そのことによって、入社後のミスマッチやトラブル防止の効果が期待できる。
     
  • 従業員の問題行動等に対する管理職員の注意指導方法や注意指導の判断基準として活用する。

    そのことによって、管理職員が自信をもってきちんと指導できる状況を作り出すことができるようになり、問題行動の再発防止、規律の乱れ、顧客とのトラブルを防止する効果が期待できる。

役割・タイプ

職場のルールブックの役割・タイプの例としては、次のようなものがあります。

基本ルール、運用ルールを周知・徹底させるもの

  • 出退勤に関するルール(始業・終業時刻、休憩時間、遅刻・早退・欠勤手続きなど)
  • 入社時の提出書類について
  • 賃金、諸手当、賞与等に関すること
  • 定年、退職に関すること
  • 社会保険、労働保険の手続きに関すること
  • マイナンバー管理に関すること
  • 健康診断、ストレスチェックに関すること
  • 職場の安全衛生に関すること
  • 仕事中や通勤中に事故やケガ等がおきた時の労災保険等の手続きに関すること
  • 人事異動に関すること
  • 時間外労働に関すること
  • 残業の申請・報告手続きに関するルール(導入している場合)
  • 変形労働時間制に関するルール(導入している場合)
  • 一業務複数名担当制に関するルール(導入している場合)
  • 無期労働契約への転換に関すること
  • 副業、兼業に関するルール(認めている場合)
  • 報告、連絡、相談及び引継ぎに関すること

など。

制度やその運用ルールを周知・徹底させるもの

  • 年次有給休暇に関するルール
  • 各種休暇制度に関するルール
  • 妊娠・出産期、育児・介護期等に利用できる制度や措置の内容に関すること
  • 産前・産後休業、育児・介護休業等に関するルール
  • 休職、復職に関するルール
  • 短時間勤務制度、限定正社員制度、短時間正社員制度に関するルール(導入している場合)

など。

禁止していることを周知・徹底させるもの

  • ハラスメントとなる発言や行為の具体例、相談窓口の利用方法等に関すること
  • 就業規則又はハラスメント防止規定に定めているセクハラ、マタハラ、パタハラ、パワハラの禁止規定及び懲戒規定に関すること
  • 個人情報、機密情報の流失防止に関すること
  • 業務上の不正など法令に違反する行為や会社の信用を失墜させる行為の禁止に関すること
  • 飲酒運転や暴力行為の禁止に関すること
  • パソコン等の私的利用の禁止に関すること
  • 禁止していることを行った場合の注意、指導及び懲戒に関すること

など。

教育・研修制度、人材育成制度として行っていることを
周知・徹底させるもの

  • 新入社員研修、管理職員研修、担当部署別研修、業務別研修、ハラスメント研修等に関すること
  • メンター制度に関すること(導入している場合)
  • OJT制度に関すること(導入している場合)
  • 業務のマニュアル化に関すること(導入している場合)
  • 資格取得に必要な補助制度に関すること(導入している場合)

など。

顧客への接遇・対応マナーを周知・徹底させるもの

  • クレーム、トラブルが発生した時の対応に関すること
  • 電話対応(傾聴、確認等)に関すること
  • 顧客への報告、連絡に関すること
  • 身だしなみ、言葉づかいにすること

など。

企業理念、経営方針などを周知・徹底させるもの

  • 会社の経営理念、経営方針、事業計画など会社の考え方、目指す方向に関すること
  • 会社の組織区分や社員区分に関すること
  • 会社が社員に期待していること
  • 会社の求めている社員像

など。

作成方法・作業、当事務所のサポート

作成方法

職場のルールブックは、就業規則のように必ず記載しなければならない事項(絶対的記載事項)や制度や定めを設けている場合には記載しなければならない事項(相対的記載事項)というものがありませんから、これらのものを網羅したものを一度に作成する必要はありません。

前述の職場のルールブックの役割・タイプなどの中から会社が必要とするものに優先順位をつけて、その優先順位の高いものから順次、分割して作成されていかれればよいと思います。

例えば、

優先順位1、基本ルール、運用ルールに関するもの
優先順位2、会社が禁止していることに関するもの

従って、その分、作成にかかる手間、労力、費用などを軽減することができます。

 

作成作業、当事務所のサポート

作成作業は、総務、人事担当部署を中心にして各現場担当者の意見を聴きながら進めていかれればよいと思いますが、そういう作業を行うスタッフがいない等の理由で会社において作成することができない場合は、当事務所がお手伝いをさせていただきます。

ご依頼やお問合せをいただいた場合は、就業規則等の内容をヒアリングさせていただいたり、その会社の状況等を把握させていただいたうえで、その会社において実際に活用できる職場のルールブックのご提案をさせていただきます。

ご依頼やお問合せは、下記のお問合せフォーム又は電話へお願いいたします。

職場のルールブック作成料金

[スポット契約の場合]

150,000円(税別)

[顧問契約事業主の場合]

120,000円(税別)

※上記の料金は、前述の役割・タイプの例をすべて一括して依頼された場合の金額(基本となる金額)です。

従って、前述の役割・タイプ別に依頼された場合は、別途、見積金額を呈示させていただきます。

作成後に行っていただきたいこと

  • 職場のルールブックは、随時、見直しを行ってください。

    (そのことを行う理由)
    職場のルールブックを実際に活用していけば、様々な問題点や課題、意見が出てくることが予想されます。

    その問題点や課題、意見を放置していては、職場のルールブックの目的である、職場において実際に機能するもの、活用できるもの、役に立つものとはならないからです。

    又、職場のルールは、法律を根拠としているものでなければならないため、法律の改正があった場合、その法改正に対応した職場のルールづくりをする必要もあるからです。


     
  • 職場のルールブックを活用して、繰り返し指導や研修を行ってください。

    (そのことを行う理由)
    職場のルールは、ルールブックの配付や説明を行っただけでは周知・徹底は出来ません。

    周知・徹底を図るために大切なことは、職場のルールブックを活用して繰り返し指導や研修を行うことだからです。

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柳田 健二
資格
  • 1996年 行政書士資格                取得
  • 2009年 社会保険労務                士資格取得

親切・丁寧な対応をモットーとしておりますのでお気軽にご相談ください。