時間外労働の上限規制に対応した３６協定の締結と労働基準監督署への届出

時間外労働の上限規制は、働き方改革に関連した法律の中でも特に罰則規定が厳しくなっています。

これは、政府が長時間労働の是正に特に力を入れて取り組む姿勢を表しているものであり、労働時間の状況把握と管理、３６協定の締結・届出の有無、協定内容等に関しても、労働基準監督署による調査・指導が今まで以上に厳しく行われることが予想されます。

従いまして、当事務所は、３６協定に関連した法律である時間外労働の上限規制への対策として、次のことを行うことを提案させていただきます。

１、労働時間、残業時間を客観的に把握し、適切に管理できる仕組みを作る。

 具体的には

・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間等の記録と「労働時間管理簿」を併用する。そして、１日単位又は１週間単位ごとに従業員の確認（従業員の署名又は捺印）を求める。

・時間外・休日労働は、「許可制」にする。
そして、残業等を行った翌日に「時間外・休日労働報告書」によって実際に行った残業時間の報告を従業員に求める。

・労働時間の把握・管理方法や残業をする場合のルールを明確にしておくため、雇用契約書及び就業規則にその旨を明示する。

⇒「上記のことを行う目的」、「就業規則への規定例」、「労働時間管理簿等に記載する項目」  については、こちらをご覧ください。
 

・オンラインの懈怠管理システムを導入する。

 

２、労働時間、残業時間を減らす取り組みを行う。

 具体的には

・「一業務複数名担当制」と「業務のマニュアル化」、「情報の共有化・見える化」を行う。

「一業務複数名担当制とは？」、「業務のマニュアル化とは？」、「情報の共有化・見える化とは？」及び「これらのことを行う目的」については、こちらをご覧ください。

 

・「変形労働時間制」又は「フレックスタイム制」を導入する。

変形労働時間制及びフレックスタイム制の導入の要件など、詳しいことについては、こちらをご覧ください。

 

・年次有給休暇の「半日単位」、「時間単位」、「計画的付与制度」の導入を行う。

計画的付与制度を導入するために必要な手続きなど、詳しことについては、こちらをご覧ください。

 

・年次有給休暇を取得しやすい職場環境づくりを行う。

    具体的には、次のことを行う。

  ・前述の「一業務複数名担当制」、「業務のマニュアル化」、「情報の共有化・見える化」を行う。

  ・「職場のルールブック」を活用して年次有給休暇のルールや手続きなどについて理解や周知を図る。
 

・トップ（使用者、事業主）の名前で全従業員へ年次有給休暇取得の促進を文書、メールなどで呼びかける。

 

３、他の会社などで勤務していた従業員を採用した時には、労働時間の実績を把握すること。

その労働時間の把握は、その従業員から聞き取り（その従業員の自己申告により）を行う方法により、行ってください。

（その理由）

副業・兼業や転職の場合、時間外労働と休日労働の合計で１か月１００時間未満、複数月平均８０時間以内の上限規制は、労働時間が通算して適用されることとなる（「改正労働基準法に関するQ＆A２－７」による）。

従って、その場合、自社以外での労働時間の実績は、実務的には他の勤務先などから労働時間の状況を把握（聞く）することは困難であると思われるので、労働者からの自己申告により把握することが考えられる（「同Q＆A２－３２」による）。とされているからです。

（参考）

ｃｆ：一方、次の上限規制については、労働時間は通算されません。

・通常の限度時間（原則としての限度時間）: 月４５時間・年３６０時間以内

・特別条項を設けた場合の１年の延長時間の上限 : 年７２０時間以内

（「同Q＆A2－７」による）。

 

4、36協定の締結・届出の有無、協定内容、過半数代表者選出手続の確認を行う。

（このことをを行う理由）

・36協定を締結・届出していない場合は、法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えての労働時間や法定休日（毎週1回）に労働を行わせることが違法になる、からです。

・2019年4月より（ただし、中小企業は、2020年4月1日より）、前述の時間外労働の上限規制が適用され、その内容に反する場合は、違法になる、からです。

・過半数代表者の選出要件を満たさない方と３６協定を締結した場合は、手続き違反となり、その協定は有効とはならないからです。

 

５、時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）を活用する。

時間外労働等改善助成金（時間外労働上限設定コース）とは

・時間外労働の上限規制対策のため36協定の見直しを検討している。

・月45時間を超える時間外労働が生じているため業務の見直しを検討している。

という場合に活用できる助成金です。

そして、次の支給対象となる取組みをいずれか1つ以上実施することにより、労働時間の減少に取り組んだ事業主に支給される、というものです。

[支給対象となる取組み]

①労務管理担当者に対する研修

②労働者に対する研修、周知・啓発

③社会保険労務士、中小企業診断士などによるコンサルティング

④就業規則・労使協定等の作成・変更

⑤人材確保に向けた取り組み

⑥労務管理用ソフトウエアの導入・更新

⑦労務管理用機器の導入・更新

⑧デジタル式運行記録計（デジタコ）の導入・更新

⑨テレワーク用通信機器の導入・更新

⑩労働能率の増進に資する設備・機器等の導入・更新（小売業のPOS装置、自動車修理業の自動車リフト、運送業の洗車機など）

⇒時間外労働等改善助成金の詳細はこちら　

前述の時間外労働の上限規制に伴い、３６協定で定めなければならない事項が、次のようになりました。

１、限度時間（月４５時間、年３６０時間）内で協定する場合は、次の事項を協定する必要があります。

・労働時間を延長し又は休日に労働させることできる労働者の範囲。
具体的には、時間外労働・休日労働協定の対象となる「業務の種類」及び「労働者数」。
 

・労働時間を延長し又は休日に労働させることができる場合。
具体的には、時間外労働又は休日労働させる必要のある「具体的事由」。
 

・対象期間（１年間に限る）。
 

・協定の有効期間。
 

・１年の起算日（協定期間の起算日）。
１年の上限を算定するために協定期間の「起算日」を定める必要がある、ということです。
 

・対象期間における「１日」、「１か月」、「１年」、のそれぞれの期間について、労働時間を延長して労働させることができる時間又は労働させることができる休日の日数。
 

※時間外労働と休日労働の合計が、「月１００時間未満」、かつ、「２～６か月平均８０時間以内」になるように協定すること。

このことを労使で確認の上、届出様式のチェックボックスにチェックを入れること。
チェックボックスにチェックがない場合には、その協定は法定要件を欠くものとして無効となります。

 

２、限度時間を超えて協定する場合（協定に特別条項を設ける場合）は、前述１の限度時間内で協定する場合の事項に加えて、更に、次の事項を協定する必要があります。

・限度時間を超えて労働させることができる場合。
この場合の事由は、出来る限り具体的に定めなければなりません。

「業務の都合上必要な場合」とか、「業務上やむを得ない場合」など、恒常的な長時間労働を招く恐れがあるものは認められません。

[認められる事由の例]
・予算、決算業務　・ボーナス商戦に伴う業務の繁忙　・納期のひっ迫　・大規模なクレームへの対応　・機械のトラブルへの対応
 

・限度時間を超えて労働させることができる回数（※６回以内に限ります。）
 

・限度時間を超えた労働に係る割増賃金の率。
この場合の割増賃金率は法定の割増率（２５％）を超える割増率となるように努めること。
割増賃金率は「１か月」及び「１年」のそれぞれについて定めること。

 

・限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置。
次の健康確保措置のいずれかの措置を協定すること。

①医師による面接指導、②深夜業の回数制限、③終業から始業までの休息時間の確保（勤務間インターバル）、④代償休日・特別な休暇の付与、⑤健康診断、⑥連続休暇の取得、⑦心とからだの相談窓口の設置、⑧配置転換、⑨産業医等による助言・指導や保健指導
 

・限度時間を超えて労働させる場合における手続き。
例えば、「労働者代表者に対する事前申し入れ」。
 

・限度時間を超えて労働させる場合の１か月の時間外労働と休日労働の合計の時間数。
 

 ※月１００時間未満、かつ、２～６か月平均で月８０時間を超えないようにすること。

このことを労使で確認のうえ、届出様式のチェックボックスにチェックを入れること。
チェックスボックスにチェックがない場合には、その協定は法定要件を欠くものとして無効となります。
 

・限度時間を超えて労働させる場合の１年の時間外労働の時間数。
（※７２０時間以内に限ります。）